Introducción:

En el acelerado panorama educativo actual, las instituciones de educación superior buscan herramientas y metodologías sólidas para optimizar operaciones, mejorar la productividad y asegurar una alineación estratégica en todos los niveles. La Universidad Visión de las Américas, una destacada institución en Colombia, emprendió un camino para alcanzar estos objetivos mediante la implementación del marco de OKR (Objetivos y Resultados Clave) con Profit.co como su plataforma elegida. Con este enfoque, la universidad se propuso fomentar la colaboración, la innovación y los resultados medibles en toda su organización. En este estudio de caso, exploramos cómo la adopción de OKRs, respaldada por Profit.co, transformó el enfoque de la Universidad Visión de las Américas hacia la gestión estratégica y la posicionó para alcanzar resultados significativos e impactantes.

Lo que descubrirás:

En este estudio de caso, descubrirás cómo la Universidad Visión de las Américas logró una transformación en su gestión estratégica al adoptar la metodología OKR, pasando de un enfoque basado en actividades a uno centrado en resultados, alineando los objetivos en todos los niveles de la institución. Descubre el rol de Profit.co en este proceso, desde mejorar la efectividad del trabajo remoto hasta habilitar el seguimiento en tiempo real de objetivos y la alineación estratégica. Verás cómo la plataforma versátil y fácil de usar de Profit.co, junto con su excepcional soporte al cliente, se convirtió en un elemento esencial para el éxito de la universidad, proporcionando orientación y personalización en cada paso del camino. Al final, comprenderás por qué la Universidad Visión de las Américas considera a Profit.co no solo como una poderosa herramienta de OKR, sino también como un socio clave en su crecimiento y logro continuo de metas.

Henry P: Hola, muy buenas tardes, José Duvan, mi nombre como bien saben es Henry Pomares, soy manager del equipo de ventas e implementación para Profit.co LATAM y pues estamos en esta reunión para mostrar en este caso ante todas las compañías en tanto en nuestras redes sociales, como nuestra página web, el caso de estudio de ustedes. En este caso queremos revisar o queremos que sea como una especie de testimonio de parte de ustedes, como ha sido la experiencia de usuario con respecto al producto y a la metodología en concreto. Entonces vamos a revisar unos puntos claves en este caso del desarrollo y la aportación que nuestro producto ha brindado para la compañía. Entonces bien, puedes presentarte a ti y a la empresa para la que elaboras, adelante.

José D: Bueno, muy buenas tardes, mucho gusto, mi nombre es José Duvan Valencia Echeverry, me desempeño actualmente como coordinador de gestión integral adscrito a la Oficina de Planeación y Desarrollo de la Institución Universitaria Visión de las Américas, en la ciudad de Medellín, en la ciudad de Pereira, en Colombia.

Henry P: Perfecto, entonces vamos a empezar y gracias por tu presentación. Vamos a empezar con, digamos que las preguntas a desarrollar en medio de esta entrevista. Lo primero que quisiéramos saber en este caso es: ¿cuál ha sido tu historial con todo esto de la metodología de los OKRs y cuánto tiempo hasta ahora han estado utilizando dicha metodología?

José D: Mi historial con los OKR ha partido desde el nivel personal, académico y profesional. Una de las bondades que este marco de trabajo nos presenta es que permite esa utilización en diversos aspectos de la vida, por lo cual es una herramienta muy poderosa para lograr alcanzar sueños y alcanzar proyectos que nos trazamos en diferentes ámbitos. El marco de los OKR lo he venido utilizando hace unos cinco años aproximadamente, tanto en mi vida académica como profesional. Sin embargo, también me ha servido para lograr proyectos a nivel personal, ya que ese paso a paso de ir agregando valor ha permitido que se enfoque uno realmente en lo importante.
A nivel profesional, en nuestra institución universitaria Visión de las Américas, hemos venido estudiando y adaptando durante varios años el marco de trabajo a nuestro contexto institucional y a nuestro plan de desarrollo institucional, y gracias a ello logramos la implementación del marco de los OKR desde hace tres años.

Henry P: Buenísimo, y ¿cuál fue esa principal motivación por la cual adoptaron el marco de los OKR?

José D: Realmente son varios motivos para haber adoptado como tal este marco, como:
1. El poder establecer los objetivos de una manera abierta y colaborativa.
2. El poder tener un relacionamiento en cascada en los niveles de la institución para asegurarnos de que los esfuerzos de todos están colocados en un mismo fin.
3. El poder incentivar esa innovación, esa creatividad y esa autonomía en los diferentes tipos de trabajo y sus líderes.
Sin embargo, entre las principales motivaciones para poder haber implementado esta metodología, este marco de trabajo, está el haber cambiado de paradigma de una gestión por actividades a una gestión por resultados, lo que nos agrega valor y nos permitirá también establecer unas metas claras y que gracias a este marco pudiésemos conocer en dónde estamos, cómo hemos avanzado y dónde debemos colocar esos esfuerzos precisamente para lograr los propósitos.

Henry P: Perfecto, ahora ya entrando un poco más en la parte del aplicativo, ¿qué te hizo elegir digamos para manejar el marco de los OKR a Profit.co?

José D: Para elegir a Profit.co en la institución se tuvieron en cuenta diferentes variables, entre las más importantes podríamos destacar:

• La versatilidad.
• El ajuste adecuado que tiene Profit.co al marco de trabajo de los OKR y su esquema de licenciamiento.
• Profit.co maneja un buen precio en el mercado, como algunas de las otras opciones que se tuvieron en cuenta en su momento. Sin embargo, para la institución, Profit.co era el más íntegro.

Henry P: Vale, muchas gracias. Ahora, ¿puedes compartir las experiencias que has tenido con la implementación de los OKR dentro de la Universidad de las Américas?

José D: Como todo cambio, en cualquier tipo de organización eso genera sus reglas. Para la implementación del marco de los OKR en la institución Universitaria de las Américas, nosotros partimos de un propósito institucional y desde ese propósito, también desde la convicción que tiene y que nos brinda la alta dirección y los directivos, de que este marco de trabajo realmente apoya y facilita la gestión estratégica. También nosotros estamos alineados desde esa gestión del cambio de nuestro sistema de gestión de la calidad, que nos permitió precisamente planificar las diferentes etapas, que incluían:

• La evaluación y conocimiento del marco.
• El trabajo colaborativo con todos los equipos.
• Su participación constructiva, teniendo en cuenta todas las unidades de la institución.
• La adecuación como tal, de acuerdo a la realidad y a las necesidades de nuestra institución universitaria, entre muchas otras.

Sin embargo, gracias a esa buena planificación, la puesta en marcha del marco de OKR se llevó a cabo de una manera positiva y con una alta adaptación y receptividad de todo el equipo de trabajo.

Henry P: Vale, ahora puedes hablar un poco sobre, y sé que es difícil esto, pero puedes hablar un poco sobre cómo fue la adopción, en este caso, pues de hacia Profit.co como herramienta de OKR y cuál fue la estrategia, pues de tu parte, como campeón de OKR para una adopción sin problemas.

José D: Dentro del periodo de conocimiento y adaptación del equipo de trabajo en el marco de OKR, Profit.co ha mantenido un papel trascendental, por lo cual logramos una buena adaptación dentro de la institución universitaria, ya que a la par del estudio del marco y todos sus componentes, utilizamos diferentes estrategias precisamente para esa integración.
Se fueron brindando capacitaciones a todos los administradores que estaban en la plataforma y también a todos los usuarios finales de la herramienta.
Se realizaron como tal las parametrizaciones correspondientes con los equipos de trabajo.
Realizamos pruebas piloto, funcionamiento antes de la puesta en marcha.
Se aplicaron también los cambios o los ajustes o parametrizaciones que fueron necesarias de acuerdo a los resultados de la prueba piloto y, pues, muy importante también, se mantuvo y aún se mantiene un acompañamiento y un seguimiento permanente a todos esos diferentes usuarios.

Henry P: Vale, perfecto. Ahora, ¿cómo fue tu experiencia con el equipo de Profit.co?

José D: La experiencia con el equipo de Profit.co ha sido muy positiva y de muy alta satisfacción. No solo por el acompañamiento recibido en la implementación y parametrización, sino que hoy continúa siendo muy importante. Nunca el programa termina de implementarse de manera 100%, sino que siempre es algo dinámico y está cambiando. Por tanto, no solo con las capacitaciones, con las reuniones y con las asesorías que recibimos del equipo de Profit.co, sino también en mayor medida es por la atención y la respuesta que siempre es oportuna y adecuada. Ante cualquier necesidad que tenemos o cualquier dificultad presentada con la herramienta, el equipo de Profit.co siempre está disponible para atendernos a través de los diferentes medios y brindarnos esas soluciones en el menor tiempo posible. ¿Esto qué ha logrado? Ha logrado ser un factor diferenciador, ya que esa atención rápida y personalizada nos permite seguir avanzando y gracias a esto se demuestra que hoy Profit.co es un aliado para nuestra institución universitaria.

Henry P: Vale, muchas gracias. Ahora, ¿cómo ha impactado Profit.co el trabajo remoto de su organización si todavía se sigue trabajando?

José D: El impacto ha sido pertinente y muy positivo. En nuestra institución universitaria hoy la mayoría de colaboradores administrativos trabajan de manera remota y el uso de las TIC y las diferentes herramientas digitales han sido unos pilares fundamentales para mantener y asegurar esa gestión y esa operación. Por eso hoy Profit.co al tener un acceso web adicional, nosotros en la institución tenemos las licencias asociadas a nuestras credenciales de usuarios institucionales y, pues, presentado también una interfaz muy amigable que ha permitido que se adapte muy bien a nuestra forma de trabajo remoto.

Henry P: Perfecto, vale. Y ahora, digamos que ¿qué resultados les ha ayudado Profit.co a lograr desde la implementación realizada para tu empresa? Desde ese momento en el que terminamos esa implementación, ¿en qué les ha colaborado?

José D: Muchos resultados. En la institución universitaria Visión de las Américas logramos realizar un seguimiento permanente, no solo desde los objetivos del nivel estratégico que están alineados con el norte de la institución y que está plasmado y definido en nuestro plan de desarrollo institucional, sino también desde esa definición y desde ese seguimiento de los objetivos en cascada en todos los diferentes niveles de la institución y hoy ya vamos a estar bien espolvoreados.

Henry P: Vale, muchas gracias y para culminar con esta entrevista, ¿recomendarías a la herramienta Profit.co y a los OKR como metodología para otras organizaciones?

José D: Totalmente. La implementación del marco de OKR permite a cualquier tipo de organización tener una visión clara de hacia dónde se quiere ir y poder alinear prácticamente todos los esfuerzos a ese propósito. Asimismo, acompañar esta implementación con Profit.co ha sido muy ganador y es muy ganador, ya que no solo es una herramienta versátil e integral para adoptar el marco, sino que facilita el entendimiento, facilita la implementación, facilita el uso, facilita como tal el seguimiento y el control en todo el equipo de trabajo y a su vez gracias también al adecuado servicio y atención al cliente que se da en el equipo de Profit.co.

Henry P: Vale, pues muchas gracias la verdad por todas las respuestas que nos ha brindado. Espero que tengas un excelente resto de día y sigamos caminando pues siempre juntos para llegar a ser mucho mejor. Entonces agradecido contigo, que tengas un excelente resto de día y muchas gracias.

José D: A ustedes, muchísimas gracias.

Introduction

Higher institutions seek robust tools and methodologies to streamline operations, enhance productivity, and ensure strategic alignment at all levels in today’s fast-evolving educational landscape. Visión de las Américas University, a prominent institution in Colombia, embarked on a journey to achieve these goals by implementing the OKR (Objectives and Key Results) framework with Profit.co as their chosen platform. Through this approach, they aimed to foster collaboration, innovation, and measurable outcomes across their organization. In this case study, we explore how Visión de las Américas University’s adoption of OKRs, supported by Profit.co, transformed their approach to strategic management and positioned them to achieve meaningful, impactful results.

What you will discover:

In this case study, you’ll uncover how Visión de las Américas University achieved a transformative shift in its strategic management by adopting the OKR methodology, moving from an activity-based approach to a results-focused framework that aligns goals at every level of the institution. Discover the role of Profit.co in supporting this journey, from enhancing remote work effectiveness to enabling real-time goal tracking and strategic alignment. You’ll see how Profit.co’s versatile, user-friendly platform and its exceptional customer support became essential to the university’s success, providing guidance and customization every step of the way. By the end, you’ll understand why Visión de las Américas University views Profit.co not only as a powerful OKR tool but as a key partner in their continuous growth and goal achievement.

Henry P: Hello, good afternoon, José Duvan. As you know, my name is Henry Pomares. I am the manager of the sales and implementation team for Profit.co LATAM. We’re here today to present your case study for our social media platforms and website, as a testimony of your experience with our product and methodology. We would like to go over a few key points regarding the development and value our product has brought to your company. Could you please introduce yourself and the company you work for?

José D: Good afternoon, pleased to meet you. My name is José Duvan Valencia Echeverry, and I currently work as the Integrated Management Coordinator affiliated with the Planning and Development Office of the Visión de las Américas University based in Medellín and Pereira, Colombia.

Henry P: Thank you for the introduction. We’ll begin with a few questions to guide this interview. First, could you tell us about your background with the OKR methodology and how long you’ve been using it?

José D: I have experience with OKRs at a personal, academic, and professional level. One of the strengths of this framework is its versatility across different areas of life, making it a powerful tool to achieve various goals and projects. I’ve been using OKRs for around five years, both academically and professionally. Additionally, it has been valuable for personal projects, providing focus on what truly matters. Professionally, at Visión de las Américas University, we have been studying and adapting the framework to our institutional context and development plan, allowing us to implement OKRs three years ago.

Henry P: What was the primary motivation for adopting the OKR framework?

José D: We had several reasons, including:

• Establishing objectives in an open and collaborative manner.
• Enabling cascading alignment across institutional levels to ensure everyone’s efforts are directed toward a common goal.
• Fostering innovation, creativity, and autonomy across different work areas and leaders.
• The main motivation was to shift from an activity-based management approach to one focused on results, which adds value by establishing clear goals.

This shift has allowed us to monitor progress and focus efforts on achieving our purpose.

Henry P: What made you choose Profit.co for OKR management?

José D: Several factors were considered, with the most important being:

• Versatility
• A good fit with the OKR framework and licensing scheme.
• Profit.co offered competitive pricing compared to other options

Ultimately, it proved to be the most comprehensive solution for our institution.

Henry P: Could you share your experience implementing OKRs at Visión de las Américas University?

José D: Like any change, implementing OKRs came with its challenges. We started with an institutional purpose, backed by support from top management, who recognized OKRs as facilitators of strategic management.

We aligned this with our quality management system, which helped us plan various stages, including:

• Assessing and understanding the framework.
• Collaborative work with all teams.
• Constructive participation across all departments.
• Customizing the framework to meet our institution’s unique needs.

Thanks to careful planning, OKR implementation was well received and positively adopted by our team.

Henry P: Could you describe the process of adopting Profit.co as an OKR tool? What strategies did you use to ensure smooth adoption as the OKR champion?

José D: Throughout the learning and adaptation phase, Profit.co played a vital role, enabling seamless integration at the university. We employed various strategies for this integration:

• We provided training for all platform administrators and end users.
• Teams were configured on the platform.
• Pilot tests were conducted before the full launch.
• Necessary adjustments were made based on pilot feedback.
• Most importantly, we maintain ongoing support and follow-up with all users.

Henry P: How was your experience working with the Profit.co team?

José D: Working with the Profit.co team has been very positive and highly satisfactory. Their ongoing support in implementation and configuration is invaluable. As the system evolves, it’s important to have a partner who offers continuous training, meetings, and consultations. The Profit.co team is always available to address our needs promptly through various channels, providing fast and customized support. This level of attention sets them apart and has allowed us to move forward confidently, establishing Profit.co as a true ally for our institution.

Henry P: How has Profit.co impacted your organization’s remote work. Is that still in effect?

José D: The impact has been pertinent and very positive. Today, most of our administrative staff work remotely. Digital tools and ICT have become essential for ensuring effective operations. Profit.co’s web-based accessibility, linked to our institutional user credentials, and its user-friendly interface have made it well-suited for our remote work needs.

Henry P: What results has Profit.co helped you achieve since its implementation?

José D: We’ve achieved a lot. At Visión de las Américas University, we now conduct ongoing tracking not only for strategic objectives aligned with our institutional direction, but also for cascading goals across all levels of the university, ensuring well-coordinated efforts.

Henry P: Would you recommend Profit.co and OKR methodology to other organizations?

José D: Absolutely. Implementing OKRs provides any organization with a clear vision of its goals and aligns everyone’s efforts toward that purpose. Partnering with Profit.co has been immensely beneficial. It is a versatile, comprehensive tool that facilitates OKR adoption, understanding, implementation, and control across the team, complemented by the excellent customer service and support from the Profit.co team.

Henry P: Thank you for all your insights today. I hope you have a wonderful day, and we look forward to continuing our journey together. Thank you very much.

José D: Thank you very much.

Conclusion

Visión de las Américas University’s journey with OKRs, facilitated by Profit.co, demonstrates the power of strategic alignment, collaboration, and adaptability in higher education. With a clear shift from activity-based to results-focused management, the university has successfully embedded a culture of accountability, innovation, and shared purpose across its teams. Through a thoughtful implementation process, including training, pilot testing, and continuous support, they ensured a smooth adoption that brought their institution measurable benefits.

Profit.co’s intuitive platform and dedicated customer support played an essential role in this transformation, particularly in supporting the university’s remote work environment. The tool’s alignment with Visión de las Américas’ needs has enabled real-time goal tracking, strengthened their strategic direction, and empowered every level of the organization to contribute to their overarching mission.

In a rapidly changing educational landscape, Visión de las Américas University now stands as an example of how the right methodology and platform partnership can drive sustainable growth, adaptability, and impactful results. Their experience highlights how OKRs, combined with Profit.co’s robust features and support, provide a framework for long-term success and continuous improvement in higher education.